PERSONVERNERKÆRING FOR KCO ADVOKATER

VED ADVOKAT HEIDI CAROLINE VARMANN (ORG NR. 990276897), ADVOKATFIRMA DAGESTAD CHRISTENSEN FRIIS-MØLLER DA (ORG NR. 988973688), ADVOKATFIRMA FINNE LANGE AS (ORG NR. 991989021), ADVOKAT TOR HANNIBAL FOSSUM AS (ORG NR. 989216112)

Sist endret: 13.08.2018

Vi er behandlingsansvarlige for behandlingen av personopplysninger som er beskrevet i denne personvernerklæringen. Du finner vår kontaktinformasjon nedenfor.

1. Hvem vi behandler personopplysninger om

Denne personvernerklæringen retter seg mot vår behandling av personopplysninger om følgende personer:

  • Privatklienter
  • Klienter i straffesaker
  • Kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere
  • Personer som er involvert i saker vi bistår i, for eksempel i forbindelse med konkursbehandling, dødsbo under offentlig skifte, offentlig felleseieskifte, tvangssak, som ansatt i selskap under konkurs eller sakkyndige
  • Andre personer som er omtalt i saksdokumentene vi får tilgang til
  • Besøkende ved vår nettside
  • Jobbsøkere og ansatte

2. Hva er en personopplysning

En personopplysning er enhver opplysning som kan knyttes direkte eller indirekte til deg som enkeltperson, for eksempel navn, fødselsdato, personnummer, postadresse, e-postadresse, IP-adresse, bilnummer, mobiltelefonnummer, adferdsmønstre som for eksempel nettsøk og biometriske data som fingeravtrykk, irisgjenkjenning osv.

3. Hva er en sensitiv personopplysning

Sensitive personopplysninger er opplysninger om helseforhold, seksuelle forhold, medlemskap i fagforeninger, religiøse, politiske eller filosofiske oppfatninger, etniske og rasemessige forhold mm.

4. Formål, typer personopplysninger og rettslig grunnlag

Nedenfor har vi gitt en oversikt over hvilke formål vi behandler personopplysninger for, hvilke typer personopplysninger vi behandler og det rettslige grunnlaget for behandlingen.

Etablering av klientforhold: Når vi kontaktes med forespørsel om vi kan ta et oppdrag, foretar vi en uavhengighetssjekk internt (konfliktavklaring) før vi eventuelt sier ja til oppdraget. Uavhengighetssjekken av privatklienter omfatter som regel fullt navn, hva saken gjelder og hvis relevant, kredittverdighet. Uavhengighetssjekken tjener et legitimt formål og har hjemmel i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

I tilknytning til etableringen av et klientforhold vil vi også foreta en klientkontroll i samsvar med reglene i hvitvaskingsloven. Denne behandlingen er hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav c og er nødvendig for å oppfylle våre rettslige forpliktelser etter hvitvaskingsloven.

Dersom vi påtar oss oppdraget registreres kontaktinformasjon som navn, adresse, fødsels- og personnummer, telefonnummer og e-postadresse. Dette er nødvendig for blant annet å kunne inngå avtaler med klienten. For privatklienter er dette hjemlet i GDPR art. 6 nr. 1 bokstav b, og for virksomhetsklienter i samme artikkel bokstav f.

Sakshåndtering: Enkelte advokatoppdrag innebærer at vi får tilgang til opplysninger om parter eller andre enkeltpersoner som berøres av en sak. Slike opplysninger kan fremkomme av dokumenter klienten oversender eller av annen korrespondanse i saken. Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med oppdrag for virksomhetsklienter er hjemlet i GDPR art. 6 nr.1 bokstav f. I noen saker får vi også tilgang til sensitive personopplysninger, for eksempel helseopplysninger eller straffedommer og lovovertredelser. I slike tilfeller har behandlingen av opplysningene hjemmel i GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f (behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav), jf. personopplysningsloven § 11.

Kunnskapsforvaltning: For å forbedre og videreutvikle tjenestene våre hender det at vi utarbeider maler basert på tidligere råd vi har gitt. Ved utarbeidelse av maler vil vi anonymisere personopplysningene med mindre malen utarbeides for den klienten personopplysningene er knyttet til. Vi vil også se hen til tidligere saker når vi gir råd. Grunnlaget for dette er vår interesse i å nyttiggjøre utarbeidet kunnskap i videre rådgivning, jf. GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining).

Klientadministrasjon: Det opprettes egne saksmapper for oppdrag som utføres på vegne av klienten. Tid og kostnader som er påløpt registreres i vårt regnskapssystem. For privatklienter anses det som en nødvendig del av det å oppfylle avtalen med vedkommende og det gir også grunnlag for fakturering. Dette er hjemlet i GDPR artikkel 6 bokstav b for privatklienter og bokstav f for virksomhetsklienter.

Lagring og oppbevaring av saksdokumenter: Vi oppbevarer sakens dokumenter og korrespondanse etter at oppdraget er avsluttet. Etter en tid overføres dette til et fysisk arkiv med forsterket tilgangskontroll hvor det oppbevares i 10 år. Dette er vurdert som nødvendig både av hensyn til klienten og for vår egen del, siden det i ettertid kan komme opp spørsmål eller en tvist hvor den informasjonen som er lagret på en sak kan bli aktuell, for eksempel i forbindelse med en etterfølgende rettssak eller prosess hvor klienten trenger dokumentasjon fra tidligere saker. Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetsklienter og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendig for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatklienter.

Fakturering: Kontaktopplysninger som er mottatt fra virksomhetsklienter benyttes for å merke faktura som sendes til virksomheten dersom klienten ber om dette. For privatklienter benyttes vedkommendes private postadresse for utsendelse av faktura. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (interesseavveining) for virksomhetsklienter og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav b (nødvendig for å oppfylle avtalen med den registrerte) for privatklienter.

IT-drift og sikkerhet: Personopplysninger som er lagret i våre IT-systemer vil kunne være tilgjengelige for oss eller for våre leverandører i forbindelse med oppdateringer av systemer, implementering eller oppfølging av sikkerhetstiltak, feilretting eller annet vedlikehold. Behandlingsgrunnlaget er GDPR artikkel 6 nr. 1 f (interesseavveining, jf. vår legitime interesse knyttet til nevnte aktiviteter) og vår rettslig forpliktelse til å ha tilfredsstillende informasjonssikkerhet, jf. GDPR artikkel 32 og artikkel 6 nr. 1 bokstav c.

Markedsføring: Dersom det foreligger et eksisterende klientforhold vil markedsføring skje i henhold til markedsføringsloven § 15 (3). I andre sammenhenger bygger markedsføring på samtykke fra vedkommende, jf. markedsføringsloven §15 (1) og GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav a.

5. Hvem vi deler personopplysninger med

Våre leverandører av IT- tjenester vil kunne ha tilgang til personopplysninger dersom slike er lagret hos leverandøren eller på annen måte er tilgjengelig for leverandøren i henhold til kontrakten med oss. Leverandøren opptrer i henhold til databehandleravtale og under vår instruks. Leverandøren kan bare benytte personopplysningene for de formålene vi har bestemt, og som er beskrevet i denne personvernerklæringen.

Advokater er underlagt en straffesanksjonert taushetsplikt som følger av straffeloven (2005) § 111. Alle opplysninger som blir betrodd oss i forbindelse med et oppdrag blir håndtert konfidensielt.

Vi utleverer ikke personopplysninger i andre tilfeller eller på andre måter enn dem som er beskrevet i denne personvernerklæringen med mindre klienten eksplisitt oppfordrer til eller samtykker til dette eller utleveringen er lovpålagt.

6. Lagring av personopplysninger

Vi lagrer saksdokumentene så lenge det er nødvendig for å levere våre advokattjenester eller oppfylle formålet med behandlingen på annen måte innenfor de lovmessige kravene til oppbevaring.

Lagringstiden vil normalt være 10 år fra avslutning av din sak hos oss. Det innebærer at all elektronisk informasjon og papirdokumentasjon blir slettet ca. 10 år etter avslutning av saken.

7. Dine rettigheter

Du har rettigheter i personopplysninger som omhandler deg. Hvilke rettigheter du har avhenger av omstendighetene. Ta kontakt med oss dersom du ønsker å benytte deg av dine rettigheter.

Innsyn: Du har rett til innsyn i hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, så langt ikke taushetsplikten er til hinder for dette. For å sikre at personopplysninger utleveres til rett person, kan vi stille krav om at begjæring om innsyn skjer skriftlig eller at identitet verifiseres på annen måte.

Retting eller sletting: Du kan be oss om å rette feilaktige opplysninger vi har om deg eller be oss om å slette personopplysninger. Vi vil så langt som mulig imøtekomme en forespørsel om å slette personopplysninger, men vi kan ikke gjøre dette dersom det er tungtveiende grunner for ikke å slette, for eksempel at vi må lagre opplysningene av dokumentasjonshensyn (se punkt 4 ovenfor).

Dataportabilitet: I noen tilfeller vil du kunne ha adgang til å få utlevert personopplysninger du har oppgitt til oss for å få disse overført i et maskinlesbart format til et annet advokatfirma. Dersom det er teknisk mulig vil det i enkelte tilfeller være adgang til å få disse overført direkte til det andre firmaet.

Klage til tilsynsmyndigheten: Dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger på, kan du sende inn en klage til Datatilsynet (se www.datatilsynet.no). Vi vil sette pris på om du kontakter oss først, slik at vi kan oppklare eventuelle misforståelser.

8. Sikkerhet

Vi har etablert prosedyrer for å håndtere personopplysninger på en sikker måte. Tiltakene er både av teknisk og organisatorisk art. Vi foretar jevnlige vurderinger av sikkerheten i alle sentrale systemer som benyttes for håndtering av personopplysninger, og det er inngått avtaler som pålegger leverandører av slike systemer å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet.

Tilgang til personopplysninger (og klient-/saksinformasjon) er begrenset til personell som har behov for tilgang til å utføre sine oppgaver.

Vi har vedtatt interne IT-retningslinjer, og vi foretar jevnlig opplæring av ansatte med hensyn til sikkerhet og bruk av IT-systemer.

9. Endringer i personvernerklæringen

Vi vil kunne gjøre mindre endringer i denne personvernerklæringen. Du vil alltid finne siste versjon på vår nettside.

10. Cookies

Vi har registrert at du har godkjent bruk av informasjonskapsler. Din nettleser støtter ikke DNT (Do Not Track) eller denne funksjonen ikke er aktiv i nettleseren din, ved bruk av DNT kan du be nettsteder om å ikke spore deg, samtidig som essensielle informasjonskapsler fortsetter å virke for å gi deg en bedre brukeropplevelse. Dette nettstedet og alle funksjonene skal fungere som tiltenkt i din nettleser.

11. Kontakt oss

Dersom du har spørsmål eller kommentarer til vår personvernerklæring eller du vil utøve dine rettigheter, kan du ta kontakt med oss:

KCO Advokater
Malmskriverveien 4
Postboks 400
1302 Sandvika
Tlf: + 47 67 52 23 23
E-post: post@kco.no